El teletrabajo se ha convertido en una práctica laboral fundamental, donde la tecnología ha tejido una red interconectada con ramificaciones a nivel global. Con la creciente adopción de esta modalidad, se hace imprescindible perfeccionar nuestras habilidades de comunicación.
Más que nunca, la capacidad de transmitir ideas, expresar necesidades y mantener un flujo constante de interacción se convierte en la base de un teletrabajo efectivo.
1.- Y entonces fue cuando… descubrimos la «era del cambio»
Adaptándonos en la «nueva realidad»
Hola amig@s, no sé como lo veis pero reflexionando, el mundo ha experimentado una transformación sin precedentes. En estos últimos años hemos experimentado cambios radicales en nuestras vidas, y hemos enfrentado retos que nunca nos podríamos haber imaginado que iban a suceder.
Un cambio profundo en nuestras vidas
Nuestra forma de trabajar, de relacionarnos y de vivir ha sido transformada de manera definitiva. Hemos experimentado la transición hacia un modelo laboral remoto como nunca antes se había visto. Lo que antes era una opción para algunos, de repente se convirtió en la norma para millones alrededor del mundo.
En este nuevo entorno laboral, la comunicación se ha convertido en el elemento que mantiene unidos a los equipos dispersos geográficamente, los alinea con los objetivos de la empresa y fomenta un sentido de pertenencia y colaboración.
Reconstruyendo nuestro futuro colectivo
Sin embargo, el teletrabajo no es solo un cambio de ubicación física; es una transformación profunda en la forma en que nos relacionamos con nuestros compañeros, mandos superiores y clientes. La ausencia de la comunicación cara a cara puede generar malentendidos, desconexión y una disminución en la eficiencia si no se aborda adecuadamente.
Por lo tanto, el desafío actual trata solo de adoptar herramientas tecnológicas que faciliten la comunicación a distancia, sino en procurar una cultura empresarial que valore y promueva una comunicación clara, abierta y efectiva.
Desafíos del teletrabajo: adaptándonos a una nueva realidad laboral
Y por motivos de seguridad y de salud, el teletrabajo ha venido en muchos casos a ser parte de nuestro día a día. Hemos podido comprobar que no se trata de la solución perfecta.
En muchos de los casos nuestras casas no están preparadas para ser nuestras oficinas y si no que nos digan los dolores de espalda por no contar con las sillas adecuadas o compartir mesa con nuestro hijo estudiando o hacer informes donde terminamos de tomar el desayuno.
Nos cuesta desconectar porque estamos todo el día en el mismo espacio y antes las preocupaciones iban disminuyendo o se iban atenuando en el camino de vuelta del trabajo a casa. T
enemos dudas sobre la seguridad de las aplicaciones y equipos y no contamos con la presencia física de nuestros compañeros (esto a veces es un alivio dependiendo de con quien trabajes). Además habrá que darle una vuelta muy grande al tema de la desconexión digital ¿Quién nos lo iba a decir?
2.- Las 7 claves para afrontar el teletrabajo
Este tiempo ha dado y seguirá dando para reflexiones, pensamientos y lecturas y sobre este tema que os traigo os recomiendo la lectura de este post ¿Teletrabajamos o trabajamos tela? En el que, con toda la razón del mundo, decía que Teletrabajar no lleva implícito que sea en tu hogar, simplemente es trabajar en remoto en unas condiciones óptimas.
Ahora, toca afrontarlo de la mejor manera posible. Analizamos algunas claves para que se convierta en una modalidad efectiva:
Espacio propio.
Tenemos tema, porque todo va a depender de las dimensiones de nuestra casa. Nos vamos a tener que amoldar a lo que hay aunque no parece muy productivo afrontar la tarea diaria desde la cama del dormitorio o sobre la mesa del comedor.
Lo más recomendable sería disponer de alguna habitación o espacio extra de forma que tengamos un entorno propio o una pequeña oficina lo más cómoda y privada posible..
Pensemos que vamos a tener que pasar un buen número de horas y ese lugar nos permitirá distracciones particulares que repercutan en nuestra tarea.
Horarios estables.
En un principio una de las “ventajas” de teletrabajar es la flexibilidad horaria, sin embargo tendremos que tener previsto un horario que será crucial para poder planificar con antelación las tareas y gestiones que se deben afrontar cada día.
Si la pereza nos puede antes de ponernos manos a la obra, pensemos en las consecuencias que va a tener en nuestra productividad, va a ser peor el remedio que la enfermedad como decimos.
Lo mismo ocurre cuando debemos finalizar nuestra jornada, así no nos pasará que estaremos muchas más horas que lo que hacíamos en nuestro trabajo.
Muchas personas de mi entorno y también personalmente tenemos la percepción que “trabajo más que cuando voy a la oficina” ¿os suena de algo?
Disciplina y hábitos.
El hecho de que no salgas de casa no quiere decir que te pongas a trabajar en pijama y bata. Lo recomendable es tener las mismas costumbres que si fuésemos a realizar nuestra actividad fuera de casa. No hace falta que nos de etiqueta pero una vestimenta y aseo adecuados antes de enfrentar nuestras tareas nos va a hacer sentir mucho más profesionales
Mantenerse conectado.
La sensación de individualismo es más fuerte que nunca, pero la necesidad de estar en contacto con las personas, las empresas y las organizaciones es más necesaria.
Las actuales tecnologías permiten evitar dicha sensación y es fundamental mantener unos horarios fijos o previstos para mantener determinadas conexiones o comunicaciones
Franja horaria.
Unos somos gallos y otros somos búhos en cuanto a horarios en los que sabemos que somos más productivos y también tenemos que evaluar la conciliación con el resto de actividades familiares.
Cada uno debe evaluar el mejor momento para iniciar la actividad laboral desde casa, aunque también puede depender de factores externos (diferencias horarias con nuestros clientes).
Tiempos libres.
Necesitamos tomar descansos puesto que el trabajo desde casa puede llegar a ser muy absorbente, parece que estamos conectados y disponibles de forma permanente.
Descansa y desconecta, tanto a lo largo de la jornada fijada como en los días en los que puedas dedicarte a ti y a otras actividades más familiares que permitan la desconexión necesaria.
Examinar la actividad.
Es necesario que realicemos una evaluación de nuestra actividad de forma periódica (semanal, mensual o trimestral) para detectar lo que hemos logrado y también aquello que no hemos podido realizar de forma adecuada para corregir o potenciar aquellas actividades que más nos nos convienen
En definitiva, va a ser necesario estrenarnos y entrenarnos para esta nueva forma de trabajar y os comparto un artículo muy interesante Entrenar mientras trabajas es posible, solo necesitas cinco minutos que es un poco el resumen de estas claves que hemos expuesto
3.- Cómo conseguir comunicar mejor en teletrabajo
Los hábitos de comportamiento que habíamos generado de un modo presencial no producen el mismo impacto dentro de un contexto de trabajo virtual. Las personas estamos en este momento aprendiendo a configurar conjunto de comportamientos necesarios para generar valor en un entorno de relación virtual obligatorio.
La forma de construir relaciones y de ponerlas en práctica está sufriendo cambio muy acentuado. Se está produciendo en muchas ocasiones una selección natural para definir el círculo de confianza de cada uno de nosotros
Comunicación escrita, comunicación verbal…comunicación, comunicación, ¡comunicación! Como trabajadores remotos, debemos estar siempre en contacto con nuestros clientes, compañeros, directivos, con otras empresas teniendo muy en cuenta las herramientas de las que disponemos. Sin embargo qué recurso es el más importante en este momento
Talento para comunicar: un recurso imprescindible en el entorno actual
¿Por qué tenemos que desarrollar nuestro talento comunicativo más que nunca en este momento?
➡️ Fundamentalmente estamos inmersos en una nueva era de respuesta instantánea
➡️ El mayor desafío que el talento en comunicación tendrá que afrontar: la capacidad de comprender y administrar un conjunto de canales de comunicación cada vez más complejos y que evolucionan rápidamente
➡️ Las empresas y las organizaciones necesitan impulsar una estrategia de comunicación sólida y para ello necesitan contar con profesionales con habilidades apoyadas en la formación y experiencia. Las personas debemos desarrollar todavía más nuestras habilidades de comunicación
Es absolutamente necesario poner en valor la comunicación para: Desarrollar el potencial de liderazgo, favorecer el cambio y acelerar la adquisición de nuevas capacidades
Nuevas herramientas en comunicación
Qué nuevas ideas o qué herramientas vamos a tener que utilizar en esta nueva era de la comunicación
✅ Utilizar la inteligencia comunicativa.
Hablamos de una comunicación en la que la escucha empática cobra un papel preponderante
Es saber conectar para que el otro se vea reflejado en nosotros y a su vez, conseguir crear contextos de confianza en los que poder alcanzar acuerdos, en los que hablar con fluidez, hacer preguntas poderosas que impacten en el otro, expresarnos con eficacia y crear cambios positivos. En definitiva crecer juntos al aprender los unos de los otros.
La inteligencia comunicativa parte de la confianza. Si queremos llegar a acuerdos o si deseamos conseguir un impacto real en las personas, debemos ser capaces de transmitir confianza.
Desde un punto de vista integral, en nuestra comunicación debemos trabajar más que nunca en generar confianza y comunicar con transparencia. Tanto en nuestra empresa como en nuestro negocio, incluyendo a nuestros clientes, inversores, proveedores, etc…
✅ Sensibilidad Social
Todos somos seres sociales por naturaleza, pero hemos de reconocer que socializar no se nos da a todos por igual, unos lo logramos mejor que otros, no todos contamos con la misma pericia a la hora de interactuar. Y esto depende en gran medida de nuestra sensibilidad social de cómo captamos y percibimos las señales sutiles en la comunicación y respondemos adecuadamente a ellas.
¿Esto puede trabajarse? Depende en gran medida de nuestro comportamiento y/o formas de pensar y actuar y del ambiente en el que crecimos. Así que a ponerse las pilas porque es posible mejorar la sensibilidad social abriéndose a experimentar interacciones con personas y ambientes diversos.
Todos, aunque sea en un nivel mínimo, hemos puesto en práctica esta habilidad. Seguro que en algún momento recordáis haber dicho u oído las siguientes frases: “La tensión se masticaba en el ambiente”, “Estaba disimulando, pero se le veía claramente que estaba enfadado”, “Había mucha química entre ellos” etc. etc.
“Los nuevos canales y códigos de comunicación nos obligan a desarrollar nuevas habilidades para que la escucha activa sea verdadera”
✅ Empatía Digital
El entorno actual resulta paradójico porque, por un lado, la digitalización ha propiciado el individualismo pero estamos más conectados que nunca, nuestros clientes, las empresas, jefes compañeros, amigos están más conectados que nunca.
Quizá habría que hablar de “empatía digital” ya que los canales y códigos de comunicación son diferentes en el nuevo ecosistema.
Cada vez hay menos “contacto físico” utilizamos otras herramientas para comunicarnos, las redes sociales, el correo electrónico, el WhatsApp donde es totalmente necesario aclarar la intención del mensaje o el estado de ánimo con el que se escribe.
Esta tendencia nos obligará de manera creciente a desarrollar nuevas habilidades para que la escucha empática sea verdadera.
4.- Tips útiles para la comunicación a distancia
Precisamente, por la naturaleza del trabajo en remoto, debemos ser capaces de articular la manera en la que comunicamos para garantizar que nuestros mensajes no se pierden.
Lo que antes podías decir acercándote a la mesa de una compañera, ahora lo dirás a través de una plataforma de chat o email. Esto hace que la comunicación oral, en cierto modo, se combine con una comunicación escrita más frecuente.
Al quitarnos el lenguaje no verbal, debemos mostrar cercanía y simplificar los mensajes que emitimos de manera escrita para poder garantizar un mayor entendimiento de los mismos.
Aporta a la conversación.
Lo más valioso de la comunicación es el potencial que tiene para generar lazos entre las personas, que en el entorno laboral derivan en valores como la credibilidad y el profesionalismo.
Mejora tu Netiqueta
Mejora tu ortografía y gramática, porque aunque no lo creas, cuando se trabaja en línea parte de la ‘presentación personal’ está asociada a la forma en que escribimos y si no recuerda el post Supera el caos del correo electrónico gracias a la netiqueta
“El teletrabajo, conlleva un cambio importante pero nunca un obstáculo para desarrollar las tareas de manera eficaz”
Comunica de forma rigurosa, humana y empática.
Estas tres características siempre son importantes a la hora de comunicar, pero en momentos de crisis e incertidumbre, lo son aún más.
Cuando la situación es delicada y afecta a tantas personas, es importante ponerse en la piel de los demás, entender sus necesidades, sus preocupaciones. Sobre todo conservando la calma y la prudencia en un escenario desconocido para todos.
Comunicar de manera transparente y a menudo es imprescindible: qué decisiones se están tomando, cuáles son las previsiones que manejamos… A pesar de que pueda parecer mejor no decir nada hasta que lo tengamos 100% claro, la realidad es que el silencio y la distancia destruyen la vinculación con nuestro entorno.
Presta atención a la seguridad de la información.
Si bien existen muchas aplicaciones que permiten compartir información, bien sea documentos o conversaciones, recuerda que algunos temas son sensibles y para evitar riesgos de seguridad lo más recomendable es tratarlos adecuadamente.
Demuestra tus conocimientos y profesionalidad
No agobies a los demás enviando mensajes y comunicaciones permanentes. Respeta el conocimiento de tus interlocutores y aprovecha para construir ideas conjuntas. Intercambia contenidos y conversaciones que impulsen la circulación de opiniones y nuevos documentos que enriquezcan a todos.
Adecuar los tiempos y los canales.
Saber cuándo, cómo y dónde comunicar nuestros mensajes es imprescindible si no queremos enviar un mensaje contradictorio y, muy importante, que evite dudas y bulos que compliquen la situación.
No hay que olvidar que, dada la multitud de canales con los que contamos en la actualidad, hay que saber elegir los más adecuados para nosotros, dependiendo del tipo de empresa y sector en el que trabajamos, optar por los más convenientes, según el mensaje que queramos comunicar.
En la actualidad las redes sociales están centradas en informaciones de todo tipo y estamos bombardeados por gran cantidad de noticias, probablemente nuestro mensaje no se transmita.
En el caso de correo electrónico tenemos la posibilidad de que llegue a spam o a papelera y no logremos nuestro objetivo.
Si analizamos el SMS quizá nos facilite la inmediatez y cercanía que nuestro mensaje necesita o bien el WhatsApp. En definitiva debemos conocer muy bien a nuestro cliente y sus necesidades para lograr la mejor atención y comunicación posible.
Ten varios canales abiertos y siempre intenta adaptarte al que use el cliente. Cuanta más facilidad, mejor
También es necesario tener muy claro la frecuencia y el modo cómo nos comunicaremos. Determinar cuándo serán las reuniones, cuánto van a durar y valorar las plataformas y modos de comunicarnos hasta que encontremos la que más se ajusta a nuestras necesidades.
El teletrabajo y las reuniones virtuales, son necesarias para mantener vivo el negocio y tomar decisiones con los equipos, proveedores o clientes.
Mantener las relaciones virtuales no es fácil, entre otras, razones por falta de experiencia en este tipo de prácticas.
Sin embargo, y dado el tiempo que puede durar esta situación, conviene tener en cuenta una serie de recomendaciones para que esta nueva forma de trabajar sea lo más eficaz y productiva posible que ya hemos tratado en el blog Videoconferencias. 10 claves para mantener reuniones profesionales
Adaptar los mensajes a cada situación.
Ninguna crisis es igual y precisamente la que estamos viviendo en la actualidad es una crisis sin precedentes que no habíamos visto nunca. Así que hay que ir adecuando los mensajes a cada momento, a cada cambio.
Es recomendable establecer protocolos de crisis con diferentes escenarios que se puedan dar: sanitario, económico, cambio en formas de trabajo, procedimientos tanto internos como externos… ya que las crisis afectan de manera diferente según el tipo de cliente y el sector en el que se produzcan.
Muestra cercanía
Haz que tu cliente, tu interlocutor y en definitiva tu entorno te sienta cerca. Haz que fluya la información, más aún de lo que lo harías en una situación normal y presencial.
Piensa que la mayor parte de nosotros está en su casa, sin poder salir, sin estar físicamente con su equipo, por lo que vamos a necesitar mucha más atención
Centrarse en lo importante
Empieza por no lanzar mensajes que no tocan en estos momentos, que son inoportunos o generan confusión. Intentar reunir el máximo de información posible antes de lanzar cualquier tipo de mensaje, hacer una escucha activa y continua.
La tecnología está de nuevo a nuestra disposición para preservar la parte más humana, el contacto de siempre, ahora en la distancia y nos permite:
- Conectar y ayudarnos
- Conectar con ideas, proyectos y personas
- Ahora sólo tienes una opción mantenerte en movimiento y avanzar
Es crucial recordar que la gestión a distancia de un equipo está basada en la colaboración y el trabajo fluido. La empatía, el toque humano, es una habilidad que cada uno de nosotros hemos de trabajar debe trabajar, ya que es extremadamente gratificante.
«Aunque enfrentemos desafíos, el teletrabajo también nos ha enseñado la importancia de la flexibilidad y la adaptabilidad en un mundo en constante evolución»
5.- Herramientas infalibles para el teletrabajo
La comunicación es clave para para generar un ambiente de trabajo sano, en el que nos consideremos integrados y conectados. Si trabajamos en remoto, las condiciones son similares el escenario es similar y aún más fundamental, porque al no estar de manera presencial se hace necesario que los equipos remotos se comuniquen constantemente, sin fricciones, para que avancen de manera conjunta e individual.
Revisa el resumen de las herramientas que te presentamos (hay muchas más y tienes que sopesar su utilidad) las herramientas que te presentamos y define cuáles podrían servir para tu actual o futuro equipo remoto. Todas, de alguna u otra manera, te ayudan a mejorar la comunicación en tu negocio.
- Comunicación y colaboración:
Para mantener la comunicación fluida entre equipos dispersos geográficamente, herramientas como Slack, Microsoft Teams y Zoom se han convertido en aliados indispensables. Estas plataformas permiten la mensajería instantánea, las videoconferencias y la colaboración en tiempo real, creando un ambiente de trabajo virtual que fomenta la interacción y la conexión entre colegas.
- Gestión de proyectos y tareas:
Para organizar y supervisar las tareas en equipo, herramientas como Trello, Asana y Basecamp ofrecen una variedad de funciones que facilitan la planificación, el seguimiento y la asignación de tareas.
Con interfaces intuitivas y opciones de personalización, estas plataformas permiten a los equipos mantenerse organizados y enfocados en sus objetivos comunes.
- Almacenamiento y compartición de archivos:
Para garantizar el acceso seguro a documentos y archivos importantes, servicios en la nube como Google Drive, Dropbox y OneDrive ofrecen soluciones de almacenamiento y compartición de archivos en línea.
Con la posibilidad de acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y compartirlos con colaboradores en tiempo real, estas herramientas simplifican la colaboración y la gestión de documentos en entornos de trabajo remoto.
- Seguridad y privacidad:
En un entorno digital, la seguridad de los datos es una prioridad. Herramientas como LastPass, NordVPN y McAfee proporcionan soluciones de seguridad y privacidad que protegen la información confidencial y garantizan la integridad de las comunicaciones en línea.
Con funciones como la gestión de contraseñas, el cifrado de datos y la protección contra amenazas cibernéticas, estas herramientas ayudan a mantener seguros los datos y la información corporativa.
- Novedades: la Inteligencia Artificial
En el contexto del teletrabajo, la inteligencia artificial (IA) emerge como una herramienta poderosa que impulsa la eficiencia y la productividad. Con avances significativos en el procesamiento del lenguaje natural, la automatización de tareas repetitivas y el análisis de datos, la IA ofrece soluciones innovadoras para mejorar la experiencia del trabajo remoto.
Desde asistentes virtuales que programan reuniones y gestionan correos electrónicos hasta sistemas de análisis predictivo que identifican patrones en grandes volúmenes de datos, la IA está transformando la forma en que trabajamos y colaboramos en entornos virtuales.
Al integrar la inteligencia artificial en nuestras prácticas de teletrabajo, podemos optimizar procesos, tomar decisiones informadas y adaptarnos de manera más rápida y eficiente a los cambios en el entorno laboral.
Todas las herramientas para el teletrabajo, son útiles si mejoran la comunicación y operatividad de los procesos, en tiempos de crisis pero también en el día a día
El mundo está cambiando y gracias a las nuevas tecnologías cada día es más sencillo unirse a la revolución de la era digital. ¿Cuál es tu opinión?
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Etiquetas: comunicación, innovación, habilidades, teletrabajo, emprender, negocios
