El correo electrónico sigue siendo una herramienta fundamental para la comunicación tanto en el ámbito personal como profesional. Sin embargo, ¿te has sentido abrumado alguna vez por la cantidad de correos electrónicos que recibes?
¿Te has preguntado si estás utilizando esta herramienta de manera efectiva? La realidad es que el correo electrónico puede llegar a ser abrumador y, en ocasiones, puede parecer que nos supera.
Pero no te preocupes, porque en este artículo te traemos la solución: la netiqueta. La netiqueta es el conjunto de normas de etiqueta que se aplican en Internet, y dominarla puede marcar la diferencia entre ser un buen comunicador digital y simplemente ser otro mensaje perdido en la bandeja de entrada de alguien más.
Descubre cómo la netiqueta puede ayudarte a destacar en tus correos electrónicos, mejorar tu comunicación digital y hacer que tus mensajes se destaquen entre la multitud.
1.- El correo electrónico como herramienta de comunicación ¿Nos ayuda o nos genera ansiedad?
El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas más potentes y necesarias para nuestra comunicación. Según las estadísticas, el número de correos electrónicos enviados a diario, supera los 40 millones. ¡Qué barbaridad!. Gestionar varias cuentas de correo, notificaciones, alertas, solicitudes, avisos…en fin parece que nuestra tarea no termina nunca.
Siempre tienes la sensación y te preguntas si habrás dejado de leer un correo urgente o entre los correos que eliminaste podría haber alguno que no debiste borrar o responder. En definitiva sientes estrés y ansiedad por no poder avanzar en tu trabajo al ritmo que quieres y te pasas revisando y respondiendo correos buena parte del día.
Con todas las prisas y las actividades que tenemos, nuestras expectativas han cambiado, y creemos que tenemos que recibir una respuesta tan pronto enviamos un mensaje, o viceversa. Cuidado, no nos agobiemos, todo es cuestión de organizarnos y de establecer prioridades.
Al hilo de este post os voy a contar brevemente dos situaciones relacionadas con el correo electrónico y con la comunicación:
- La primera de las situaciones comienza cuando un cliente me solicita un presupuesto de inserción de unos anuncios en prensa y al día siguiente, le hago llegar por correo electrónico la información requerida. Hago un seguimiento no obtengo respuesta. Veinte días más tarde recibo una llamada, en un tono bastante desagradable, requiriéndome la información.
La excusa es “este correo no lo he recibido” e inmediatamente lo reenvío. ¡Qué casualidad que lo recibe! ¿Qué conclusiones podemos sacar de esta situación? Hay un tiempo de respuesta intermedio entre la inmediatez y la dejadez. Y, la ausencia de respuesta, aunque sea breve, indica una falta de respeto que te deja perpleja porque confías en la profesionalidad de las personas con las que trabajas.
- Os cuento la segunda situación. Puse en marcha una campaña publicitaria exclusiva para determinados clientes interesados. Inmediatamente uno de ellos me escribe y muestra su interés. Le indico que tenemos que esperar unos días para ver definitivamente cuantos clientes quieren participar en esta iniciativa.
¿Significa esto que no se va a realizar? Rotundamente no, sólo que tenemos que esperar. Como consecuencia de este correo tengo que volver a enviar otros aclarando la situación. Así que, ojo con lo que comunicamos y la forma en que lo hacemos. Breves, escuetos y precisos. Esta frase de Peter Drucker me viene como anillo al dedo
“El 60% de los problemas empresariales son la consecuencia de una mala comunicación”
2.- Cómo organizar tu correo electrónico para evitar el caos y mejorar nuestra productividad
Hablar de forma genérica acerca de cómo podemos organizar nuestro correo puede ser algo complejo ya que tenemos distintos negocios, proyectos, enfoques y nuestras rutinas y necesidades difieren dependiendo de las personas. Eso sí, podemos asegurar que puede convertirse en un verdadero desastre y provocar el caos si no está ordenado. Ten en cuenta que el correo electrónico es una herramienta que consultamos de forma regular, así que merece la pena dedicar algo de tiempo para ahorrarnos malos tragos.
A cada uno nos funcionará una cosa pero es prioritario organizar nuestra bandeja de entrada. No será lo mismo si recibimos 10 correos al día que 200. Seguro que vosotros ya lo tenéis dominado, pero os cuento lo que a mi mejor me funciona en plan sencillo y general.
No me gusta tener una bandeja de entrada llena de correos con temas distintos, anuncios, newsletters, suscripciones que ya no sigues etc, etc. En fin ¡esto parece un mercadillo! y tenemos que echar un vistazo general para ver lo que nos puede interesar. Haz un barrido de tu bandeja de entrada.
Esto hará que muchos de los correos que eliminas rápidamente no vuelvan a llegar. Cuando te llega un mensaje que no te interesa guardar, o bien lo lees y lo descartas o bien lo marcas como spam para que no interfiera en tu bandeja de entrada. Sentirás algo de alivio al ver que tu bandeja de entrada está algo más vacía.
2.2 Crear Carpetas: En ocasiones tienes que buscar algo puntual, o algún correo que te han mandado hace tiempo y esto es una labor muy peliaguda si no lo tienes organizado. Como no queremos que sea un rastrillo podemos organizarlas por temas, y ponerle nombre en función de lo que sea más efectivo en tu caso.
Simplemente llevamos los correos que queremos hasta esta carpeta para encontrarlos fácilmente después. Si tenemos dificultades para asignar un nombre podemos crear carpetas del tipo “Muy importante” “Importante” o “Menor importancia”
2.3 Recordar siempre cómo acceder a tus carpetas. Haz que sean fácilmente localizables para que, una vez que etiquetes o archives tus correos electrónicos, sepas dónde encontrarlos. Puedes navegar entre la bandeja y las carpetas haciendo clic en “Bandeja de entrada” para ver los correos que tienes en ella y luego haciendo clic en el nombre de una carpeta para acceder a ella.
2.4 Poner un límite de mensajes recibidos Una vez que has logrado vaciar y limpiar tu bandeja de entrada debes ponerte un límite sobre la cantidad de mensajes que puedes tener en recibidos sin leer; ya que esto te ayudará a continuar organizado.
Sabrás que no puedes pasar ese límite (que puede ser por ejemplo de 10 mensajes, no más) y que cuando tengas apenas uno más del permitido ya es momento de leer y descartar.
2.5 Usar etiquetas: Si preferimos tener nuestros correos en la bandeja de entrada, podemos asignar las etiquetas de acuerdo con temáticas o con status, depende de cómo lo consideremos más productivo.
2.6 Revisar la carpeta de spam. Normalmente no contiene correos que te vayan a servir, pero dependiendo de los servidores que tengamos, pueden entrarnos mensajes de importancia. Por algún motivo, a veces algunos mensajes que sí son importantes llegan a esta carpeta de correo basura y no a la bandeja de entrada.
2.7 Mover varios correos electrónicos al mismo tiempo a una carpeta nueva. Si tienes mensajes relacionados con el mismo tema, no los muevas de uno en uno porque puede ser una tarea pesada
2.8 Establecer acciones sobre los correos electrónicos que queden. Si ya archivaste los correos que solucionaste y había que conservar y has eliminado los que ya no eran importantes, te habrás quedado con algunos que se tienen que responder o tomar medidas al respecto.
Si no tienes problemas en que permanezcan en la bandeja, déjalos ahí; pero asegúrate de responderlos a la mayor brevedad, no los respondas pasados los meses.
Transforma el caos de tu correo electrónico en un archivo donde el equilibrio te permita ser un profesional más productivo
3.- Las dichosas frases que más empleamos en nuestros correos. Evita malentendidos con tus clientes
Como te contaba en la introducción de este post, debemos tener mucho cuidado con lo que comunicamos en nuestros correos electrónicos para no dar lugar a malentendidos e interpretaciones erróneas que puedan dar al traste con nuestro negocio, o que hagan que perdamos ese contacto que tanto nos importa. Es lo que menos deseamos. Incluso con aquellas personas más cercanas o con las que tenemos más confianza
