La nota de prensa. Convierte tu mensaje en noticia

En el mundo dinámico de la información, la nota de prensa es una herramienta fundamental en la difusión de noticias y eventos relevantes. En este post, veremos el concepto y la relevancia de la nota de prensa en el ámbito periodístico y de comunicación.

Desde su estructura esencial hasta su papel en la construcción de relaciones con los medios, examinaremos en detalle la importancia de este formato en la divulgación de información de manera efectiva. Veamos los elementos clave que hacen de la nota de prensa un elemento fundamental en el panorama mediático contemporáneo.

1.- La nota de prensa, un plus en tu estrategia de comunicación de marca

Hace unos asistía a una formación de Desarrollo Personal – Marca Personal para emprendedoras y todas poníamos de manifiesto  que, en un entorno altamente competitivo, era de suma importancia emplear y dominar todas las herramientas para dar a conocer nuestro producto/servicio. Nos encontramos en un nuevo contexto, en una nueva forma de trabajar.

“Una buena nota de prensa ha de contener información que aporte valor añadido”

2.- ¡Cuidado con las confusiones! Nota de prensa, convocatoria y comunicado de prensa

¡Bienvenido al mundo de la comunicación! Has dado un paso más en tu emprendimiento y uno de los más importantes: gestionar la comunicación de tu empresa y enviar tus propias notas de prensa.

La prensa escrita, la televisión, radio y el nuestro querido y potente Internet, a través de sus múltiples formatos que combinan información, opinión y entretenimiento, se convierten en el gran escaparate para todo tipo de eventos y, por supuesto, también para nuestros productos y servicios

Como estamos empezando en esto de ser nuestra propia agencia de comunicación y para ponernos las pilas, vamos a diferenciar conceptos que se parecen mucho y que podemos llegar a pensar que son lo mismo (quizás porque veamos en todos ellos la palabra prensa). Nada más lejos de la realidad, no tienen nada que ver y cada documento tiene una labor muy concreta a cumplir.

Cuidado con confundir uno con otro porque pueden considerar que no estamos realmente especializados, no sabemos de lo que estamos tratando y lo que queremos es demostrar nuestra profesionalidad ¿verdad?

La nota de prensa es un documento con información relevante de una empresa o especialista en un área, que quiere transmitir a los medios un contenido noticiable.

Es la noticia que nosotros enviamos a los medios para que estos se hagan eco de nuestro proyecto y hablen sobre él. En resumen, es la “herramienta” de transmisión de información entre una marca y un periodista.

La convocatoria de prensa es el documento que enviamos a la prensa cuando deseamos que asistan a uno de nuestros eventos tanto como asistentes / invitados o para que lo cubran para sus medios. Es un escrito breve en el que simplemente se incluye, en un párrafo habitualmente, de qué tratará el evento, el día, la hora, el lugar de celebración y las personas que intervendrán. Podemos decir que se parece mucho a una invitación.

El comunicado de prensa es un comunicado oficial en el  que la empresa o persona que quiere hacer público una noticia sobre algún tema muy concreto. Su uso es más limitado que los dos anteriores y solo en ocasiones muy específicas, como por ejemplo cuando una entidad quiere dejar clara su opinión sobre un tema polémico o cuando quiere dar a conocer un cambio importante en la organización como podría ser un nuevo nombramiento.

Ahora, teniendo en cuenta las explicaciones anteriores de qué es cada documento, cuándo se debe usar y para qué, podrás escoger más fácilmente aquel que mejor se adapte a tus necesidades, acertando siempre para así tener mayor éxito de difusión.

“Si tienes un buen contenido pero no sabes cómo comunicarlo, no vas a obtener ninguna repercusión. Si no consigues visibilidad en los medios, no existes”

 

3.- 7 razones para incluir la nota de prensa en nuestra comunicación

¿Cuáles son los beneficios del envío de notas de prensa? Una nota de prensa puede llegar a tener mucho alcance, vamos a poder dar cierta visibilidad a un proyecto, a un negocio, a un servicio o incluso a un evento concreto. La nota de prensa es una herramienta básica que debes conocer ya que en muchas ocasiones es el punto de partida del mensaje que quieres trasladar a los periodistas.

La clave es tu seguridad, tú también puedes hacerte un hueco en los medios de comunicación, no lo dudes. Sólo hay que romper el miedo, mejorar tu autoestima y sobre todo intentarlo. Puede que muchas veces te digan que no, pero alguna vez conseguirás un sí

Existen muchas razones por las que deberías incorporar esta herramienta de comunicación a tu negocio. Vamos a descubrir sus ventajas:

• Reducción de gastos: Este punto es muy importante porque estamos empezando con nuestros servicios y negocios y generalmente no nos sobra mucho presupuesto que podamos dedicar a ciertas acciones.

Si queremos aparecer en los medios de comunicación vamos a contar con dos opciones o bien pagamos la publicidad contactando con una agencia de Comunicación o buscamos nuestro hueco en las noticias de forma gratuita, enviando nuestras propias notas de prensa

• Ganar visibilidad: el poner en un medio de comunicación el nombre de tu proyecto, empresa o servicio, te va a ayudar, evidentemente, aumentar tu visibilidad. Los medios de comunicación son masivos y llegan a miles de personas. ¡Vamos a aprovecharnos de esta circunstancia!

Es cierto, que tú puedes llevar a cabo una estrategia de marketing y comunicación para dar a conocer tu marca. Sin embargo, gracias a estas notas publicadas en distintos medios de comunicación, vas a poder llegar a mucha más gente e incluso puede que encuentres inversores

¡Qué noticia tan estupenda! Las notas de prensa permiten llegar a los medios y al público objetivo, y  también a inversores que quizás estén interesados en tu propuesta.

• Convertirnos en fuente informativa, es decir, posicionarnos como expertos en nuestro sector: el hecho de que una marca aparezca en los medios de comunicación, va a dotarla de una reputación y se va a poder colocar por encima de sus inmediatos competidores. Más gente te llamará para hacer negocios contigo porque te verán como profesional

• Ganamos credibilidad. Es un valor intangible pero muy importante y apreciado. Nuestro futuros clientes nos van a percibir de forma más positiva que si nos hubiesen encontrado a través de una campaña de publicidad. No sé si os habéis parado a pensar en este detalle.

Cuando nosotros estamos buscando un profesional y en su web, perfiles en RRSS, campañas y anuncios, nos muestra los medios en los que ha salido publicado su contenido, ha sido entrevistado o ha colaborado, nos sentimos más confiados y seguros a la hora de contratar sus servicios. ¿No os ha pasado alguna vez?

• Al aparecer en prensa es muy posible que demanden tu presencia para asistir a conferencias y charlas y serás mejor pagado.
• La finalidad última de todo negocio o producto se traduce en vendery los medios te facilitan la difusión suficiente para ello, así que ¿por qué perder tan buena oportunidad?
• Lograr mucho por muy poco ya que por un precio asequible o bien gratis vas a tener la oportunidad de conseguir que se hable de tu entidad/producto/servicio en radios, periódicos, televisiones, revistas, blogs y redes sociales, lo que se puede traducir en un aumento más que considerable de tus clientes o tu público objetivo

La nota de prensa es una herramienta muy útil para la difusión de tu actividad pero debes utilizarla con prudencia y cuando tengas una información verdaderamente importante y de valor que contar. No se trata de agobiar diariamente al periodista especializado en tu sector porque en este caso se cansará de ver mensajes a todas horas y ya imaginas dónde va a mandar tu información.

Puedes suponer que los periodistas son personas como nosotros, que tienen su tiempo limitado y que en definitiva quieren ver contenido de valor, interesante y atractivo.

4.- Cómo elaborar una nota de prensa que impresione a los medios

¿Para qué voy a utilizar la nota de prensa, para presentarme, lanzar un producto, mejorar mi imagen?
¿A quién me voy a dirigir: clientes, proveedores, competencia, inversores?
Y por último, ¿cómo lo voy a hacer?

“Una buena nota de prensa es un texto noticiable, redactado de forma profesional y que interesa al medio”

Cualquier texto y más un texto periodístico no puede redactarse de cualquier forma, sino que hay que ajustarse a una serie de características para transmitir la noticia o información de la forma más eficaz posible.

Muchas veces, debido a la gran carga de trabajo de los periodistas, estos no pueden dedicar tanto tiempo en adaptar  y modificar la nota de prensa que les hemos mandado, por lo que se limitan a copiar y pegar parte del contenido con el objetivo de difundirlo siempre que el texto sea lo suficientemente claro y adecuado.

Por ello, es importante que les facilitemos el trabajo ¿Comenzamos?

4.1 ¿Qué es noticia y que no? ¿Cuáles son los criterios para saber si una información es noticiable?

Aunque no existen normas únicas a la hora de  tener en cuenta una información y considerarla importante como noticia podemos aplicar los siguientes criterios:

Actualidad. A los medios les interesa lo que está ocurriendo en estos momentos.  El “aquí y ahora” es clave en cualquier redacción.

Busca sobre qué temas relacionados con tu sector se está hablando en ese instante para tratar de colarte en las noticias.

Progreso. Nos estamos refiriendo a todo aquello que implique desarrollo a nivel tecnológico, económico, científico para la sociedad. Como ejemplos podemos considerar un invento, un descubrimiento, una investigación sobre una enfermedad…

Tendencia. Lo que se lleva, el último grito, la moda, la belleza, alimentación… Si nuestro servicio o producto se encuentra en este sector, podemos recurrir a las revistas especializadas

Proximidad. La cercanía geográfica de un hecho es determinante a la hora de considerar si el hecho es noticiable o no. Lo que no es no­ticiable para un periódico de tirada nacional, sí puede ser de interés para el diario provincial o de tu localidad.

Interés humano. Son historias que revelan situaciones particulares en las que todos nos podemos ver reflejados en algún momento

Notoriedad. Si participan personas reconocidas en un determinado sector, personalidades o celebridades, es un plus que hará que una historia se convierta en noticia

Conflicto. Los enfrentamientos bélicos, los de­bates políticos, la lucha entre dos bandos son noticia tanto por el problema latente como por el desenlace

Consecuencias. Las dimensiones que pueda adquirir un determinado hecho son uno de los factores que hacen que una noticia sea más relevante. Será más noticia­ble cuanta más gente se vea afectada o mayores consecuencias tengan sobre la po­blación.

Comprueba que tu nota de prensa tenga un contenido novedoso y revelador y que no sea un anuncio sobre tu negocio. No te recomiendo que hagas publicidad directa con tus notas de prensa, porque serás catalogado como spam.

4.2 ¿Cómo redactamos una buena nota de prensa?

Hemos de tener algunos trucos para enganchar al periodista y hacer que quiera saber más sobre la información que ha recibido. La idea básica es escribir un texto periodístico de la forma más natural posible.

Un texto que cumpla ciertos requisitos:

1. Utilizar un lenguaje sencillo: No utilizar tecnicismos que nadie vaya a entender. Ni un punto de literatura de más en el texto para no hacerlo pesado de leer e centrarnos en las ideas.
2. Concisión: Expresa lo que quieras comunicar con el menor número de palabras posibles. Incluye datos precisos y contrastables
3. Redacción y corrección: Que esté bien redactado y que no tenga redundancias. Observar la corrección en cuanto a gramática y ortografía (se presupone pero en ocasiones lo pasamos por alto).
4. Omisión: No omitas los detalles más importantes ni los datos de contacto para que cualquier pueda ampliar la información si fuera necesario.
5. Cortesía: Forma parte de la imagen y los valores que tenemos que proyectar, al fin y al cabo es la manera de establecer “conversación” con los medios.

4.3 ¡Manos a la obra! ¿Cuál es la estructura de una nota de prensa?

Para facilitar su elaboración, vamos a dividir nuestra nota de prensa en cinco partes

• Encabezado o titular: Es la frase que inicia la nota y debe llamar la atención tanto del periodista como de tu público. Para ello debe impactar, sorprender, motivar, despertar curiosidad e incentivar el clic.

Algunas cosas que debes tener en cuenta al elegir tu titular son: Tiene que ser breve y comprensible para cualquier tipo de lector. Debe ser interesante para destacar entra las numerosas noticias que son publicadas diariamente. Cuida el formato, que destaque en tamaño y en color (ponlo en negrita). Utiliza verbos que inciten a la acción (¿quieres ver? ¿te gustaría conocer?…)

“El titular es uno de los elementos clave en la nota de prensa y debes tenerle respeto”

• Entradilla: Es la parte que amplía la información y no debe de tener más de tres o cuatro frases. Debe responder a lo que llamamos Teoría de las 5W qué, quién, cuándo, dónde y por qué en inglés What, Whi¡o, When, Where, Why.

Todo los detalles de la nota de prensa han de estar presentes en estas frases porque no habrá nuevas ideas en el resto del texto. El cuerpo de la nota de prensa no tendrá nuevas ideas que no aparezcan en el titular o la entradilla. Un consejo que puedes seguir es incluir números y cifras para afianzar que lo que dices es cierto. Al periodista le bastará leer tu entradilla para saber si es publicable o no.

• Cuerpo: Se trata de dar un orden lógico al contenido. Empezarás por lo más relevante, lo desarrollarás con más detalle, e irás desarrollando tu contenido hasta lo menos importante. A esto lo denominamos la pirámide de interés.

Coloca cada idea en un párrafo distinto y destaca lo importante de cada párrafo con negritas. Desarrollarlo, explicarlo, no quiere decir extendernos sin límites. Lo normal es que el cuerpo de una nota de prensa se componga de entre 4 y 6 párrafos de unas 5 ó 6 líneas cada uno.

• Boiler plate: Es la información relativa a ti. A tu empresa o tu producto. Debe tener un máximo de 10 líneas e incluir la información de la empresa, la actividad principal, la misión y el sector. Una idea más que recomendable es poder responder a la pregunta ¿por qué eres único en tu área?.

Recuerda que este párrafo servirá de apoyo al periodista. Ofrece tu mejor cara pero ni exageres ni mientas

• Datos de contacto: Incluye una llamada a la acción para que los periodistas se descarguen el material gráfico, que contacten contigo para una entrevista, que acce­dan a tu sitio web.

Al final de la nota de prensa debes incluir: Departamento de Comunicación (en el caso de existir) y nombre de la empresa, nombre y apellidos de la personas responsable de ampliar la información si es necesario, pagina web, correo electrónico, si tienes perfiles en Redes Sociales y teléfono.

Algunos últimos consejos que no debemos pasar por alto:

• Enlaza siempre las fuentes de datos
• La gramática y la ortografía, ya lo hemos repetido hasta la saciedad. Si este no es tu fuerte, haz que alguien revise tu nota y te ayude a escribirla.
• No escribas demasiado. Un máximo de dos hojas está bien
• Incluye citas de miembros importantes de tu sector o bien de tu negocio
• Si te gusta el diseño y eres creativo ponte a trabajar en el formato de la nota de prensa. Hazla bonita y diferente. Será visual y atractiva

“Tómate tiempo para pensar cómo estructurar tu información”

 

4.4.-  No olvides la netiqueta. Redacta el email perfecto para el periodista

Vamos a imaginar que tenemos ya nuestra nota de prensa elaborada. Ahora solo queda enviarla a quien consideres adecuado. Nos queda un último e importante paso por completar: redactar un buen email para que despierte interés y sea abierto y leído. ¡Qué buena oportunidad de aplicar lo que ya sabemos de netiqueta!

Es fundamental que prestemos atención y cuidado a la forma de hacer llegar la nota de prensa al periodista, redactar un correo electrónico personalizado para cada uno y dirigirnos por su nombre. Después haremos un seguimiento pormenorizado (generalmente telefónico) para saber si ha llegado y de paso recordar al periodista de dicha información.

Redacta una nota de prensa perfecta siguiendo estos sencillos consejos:

• Asunto del correo

Ten en cuenta que es lo primero que leerá el periodista y por lo tanto es importante trabajar este texto. El asunto del correo debe ser corto y llamativo para que abran el email. Deja claro de lo que vas a hablar en la nota de prensa y no escribas parrafadas o frases vacías y sin sentido.

• Cuerpo del email

Deja claro de lo que vas a hablar en la nota de prensa y no escribas frases hechas con palabras vacías. Es decir, nos dirigimos a este medio de comunicación para enviar una nota de prensa sobre un tema determinado. Es habitual que, después de una breve presentación, se copie la nota de prensa además de adjuntarla en el email. Se trata de facilitar, lo máximo posible, el trabajo a los periodistas.

En el cuerpo del email no os olvidéis dejar los datos de contacto. Nos pueden llamar para aclarar dudas, ampliar la información o incluso solicitar entrevistas y reportajes y el periodista ha de tener claro que estás dispuesto a ampliar información sobre la nota de prensa. Nombre, cargo en la empresa, email, teléfono, etc. Son datos importantes que el periodista agradecerá saber

¡No lo pases por alto! Respeta los horarios para enviar los correos electrónicos. Envía tu nota de prensa en días laborables y por la mañana. Son las horas de menos trabajo en una redacción, por lo que es cuando los periodistas pueden echar un ojo a los comunicados que reciben.

Adjunta la nota de prensa en formato Word. Este punto es muy importante. Nunca envíes la nota de prensa en formato PDF, los periodistas necesitan poder trabajar con este texto. Por ello, es muy importante que puedan copiar y pegar el texto sin problemas. Si queremos conseguir que la nota de prensa salga publicada debemos facilitar al máximo el trabajo de los periodistas.

Para destacar, además de un buen comunicado, debemos de ofrecer todas las facilidades que estén a nuestro alcance así que no está de más adjuntar material gráfico y visual de calidad. En concreto, puedes enviar fotografías o vídeos sobre la noticia. También debes enviar un dossier de prensa con información sobre la empresa, producto o servicio.

5.- Tipos de notas de prensa

Como ya hemos visto, las notas de prensa tienen un formato específico y muy básico que no se puede variar ya que busca como objetivo ser directo y llegar cuanto antes al periodista. Sin embargo, lo que sí puede variar es el tipo de nota de prensa según la vamos a escribir. Esto dependerá de lo que se vaya a tratar en la nota de prensa, del tema, y del mensaje que se va a trasladar al periodista.

Estos son los tipos de nota de prensa más habituales que puedes escoger a la hora de escribir a los periodistas:

• Nombramiento: Los medios tienen secciones destinadas a presentar los nombramientos del día, nuevos cargos, personal de empresas etc. Utilizaremos una foto más breve descripción biográfica. Por ejemplo: “XXXX nuevo CEO de Altadis S.L”
• Nota de lanzamiento: Como su propio nombre indica se trata de un mensaje que busca crear expectación acerca de un lanzamiento,. Puede ser de una web, de una empresa, de un servicio, de un producto exclusivo, de una nueva aplicación etc. Por ejemplo: “Nace Desnivel, la primera Asociación Mundial de Alpinistas”

• Nota de prensa general: Es la más habitual y clásica, la que anuncia una noticia por parte de un negocio o empresa. El objetivo es crear interés sobre un tema concreto y aumentar la visibilidad de un negocio. Por ejemplo “La empresa “E Yacht Tecnología” gana el Premio Pyme 2017”

• Declaraciones de experto: Este tipo de nota de prensa es muy valiosa ya que proporciona al portavoz de la nota de prensa de una notoriedad muy importante. Se trata de exponer una opinión sobre un tema de actualidad en la que se aporta una visión diferente y de interés para los medios. Ejemplo: “XXX, Director de Biopsico define los síntomas más habituales de una depresión severa”

• Nota de prensa de Evento: La comunicación para eventos es una herramienta esencial si organizas un evento ya que es lo que te dará visibilidad y atraerá público al mismo. En esta nota de prensa tiene que aparecer la información básica del propio evento: Quién lo organiza, Qué es lo que se organiza, cuándo, dónde y por qué se debe ir. El objetivo es que los medios vayan al evento. Por ejemplo, “Madrid Auto reunirá a 29 marcas en Ifema”

• Nota de Producto: Es una nota de prensa en la que se presenta un producto específico. Indicamos una foto del producto y las especificaciones y detalles del mismo. Podemos poner como ejemplo: “Llega el teléfono OnePlus 6: todo lo que necesitas saber”

Se podrían añadir más tipos de notas de prensa como por ejemplo, local, nacional, las reseñas de libros o películas, de actualidad. Cada una tiene una forma más concreta para ser escrita, lo que a veces funciona en una, no tiene por qué funcionar en otra. Lo importante es enfocar el tipo de nota de prensa según el objetivo que nos hayamos propuesto.

Hemos aprendido mucho sobre comunicación y notas de prensa. ¿Crees que tu negocio está preparado para aparecer los medios? ¿Has hecho una nota de prensa alguna vez? ¿Te ha tocado comunicar con este medio?  Cuéntanos tu historia.

Si has llegado hasta aquí ¡Gracias por leerme!

Etiquetas: comunicación, medios, negocios, emprender